Z wieloma firmami świadzczącymi zwrot podatku z Holandii wszystko można załatwić również korespondencyjnie. Wypełnione druki można dostarczyć w dogodny dla klienta sposób, np. pocztą tradycyjną, mailem lub indywidualnie.

W jednym z ankiet trzeba wpisać konto bankowe (niekoniecznie własne), na które ma być zwrócony podatek. W zeznaniu podatkowym nie można podawać konta polskiego – wyłącznie holenderskie. Jeżeli nie zostanie podane żadne konto, urząd holenderski przeleje zwrot podatku z Holandii na konto, które będzie widniało w ich systemie, np. już dawno zamknięte albo należące do pracodawcy.

Z tych powodów bezpieczniej jest, gdy firma rozliczająca podatek podaje prywatne konto holenderskie. Ze stuprocentową pewnością urząd holenderski informuje o wprowadzeniu nowego konta bankowego (na które przelany zostanie zwrot podatku z Holandii) do ich systemu komputerowego, wysyłając zawiadomienie na adres domowy mężczyźni i kobiety rozliczającej się. Znane są przypadki, gdy pracodawcy podsuwają swoim pracownikom do podpisania cesje, czyli dobrowolne zrzeczenie się przez pracownika nadpłaconego podatku holenderskiego na rzecz pracodawcy.

Pracownicy są przekonani, że jest to kolejny dokument niezbędny podczas podejmowania zatrudnienia. W praktyce oznacza to, że pomimo rozliczenia podatku pracownik nie otrzyma zwrotu podatku, ponieważ zostaną one przelane na konto pracodawcy. Powinno się też pamiętać, ażeby po zakończeniu pracy pracodawca wymeldował cię z miejsca zamieszkania. Jeżeli tego nie zrobi, będziesz traktowany jako rezydent Holandii i wtedy będziesz musiał rozliczać się na całkiem innych, mniej korzystnych, zasadach.