Co ma zrobić przedsiębiorca, który ma wiele pomysłów na rozwój swojej firmy i jej pracowników, ale nie dysponuje odpowiednimi środkami, które pozwalałyby na realizację zamierzeń? Alternatywą dla drogich i często niedostępnych kredytów są dotacje unijne. Na lata 2007-2013 Unia Europejska przeznaczyła dla Polski blisko 70 mld zł ze środków funduszy strukturalnych. Oznacza to realną szansę zwiększenia swojej konkurencyjności, wdrożenia inwestycji, podniesienia kwalifikacji pracowników, uruchomienia innowacyjnej e-usługi etc. dla wielu polskich przedsiębiorców.  Zanim jednak złożony zostanie wniosek o dotację unijną, konieczne jest gruntowne przeanalizowanie swojej koncepcji biznesu. Wnioskodawca musi bowiem wiedzieć, co chce osiągnąć z punktu widzenia swojej firmy, co jest potrzebne dla realizacji postawionych celów i jakie mają być ich rezultaty. Tylko w taki sposób ma szansę na pozytywną weryfikację wniosku na etapie oceny merytorycznej.

Przygotowanie dokumentacji przetargowej to tylko jeden z etapów pozyskania dotacji. Trzeba przy tym pamiętać o zachowaniu spójności pomiędzy założeniami harmonogramu i budżetem. Nie warto robić nierealnych założeń, czy też wymyślać przedsięwzięcia pod wniosek o dotację unijną, ponieważ wszystko to, co zostanie zatwierdzone przez komisję, będzie musiało zostać zrealizowane. Samo złożenie wniosku o dotację to dopiero początek drogi po pieniądze – zostaje on bowiem poddany najpierw ocenie formalnej, a następnie ocenie merytorycznej. Warto więc zadbać o to, by zapewnić zgodność ze wszystkimi wytycznymi dotyczącymi kompletowania dokumentacji, nie zapomnieć o wymaganych podpisach, pieczęciach czy załącznikach, ponieważ pod tym względem Instytucja Organizująca Konkurs ma bardzo restrykcyjne wymagania. Niektórzy uznać to mogą za nadmierną biurokrację, ale forma wniosku jest równie istotna podczas oceny, jak zawartość merytoryczna.

Po złożeniu wniosku we właściwej instytucji czeka go długa droga… Droga, podczas której podlegał on będzie najpierw ocenie formalnej, a jeśli wszystko się powiedzie to w dalszej kolejności przyjdzie czas na ocenę merytoryczną. Podczas tej pierwszej sprawdzane są m.in.: Wniosek został złożony lub wpłynął do Instytucji Organizującej Konkurs w terminie określonym w ogłoszeniu o konkursie; czy wszystkie pola we wniosku zostały wypełnione, czy są wszystkie niezbędne podpisy i pieczątki; czy zgadza się suma kontrolna pomiędzy wersją papierową i elektroniczną; czy na pewno są wszystkie strony oraz wiele innych. Często wnioski o dofinansowanie z UE podpisywane są przez osoby, które na co dzień podejmują decyzje w firmie, stowarzyszeniu czy w jednostce organizacyjnej JST. Zapomina się, że samodzielny podpis może nie spełniać wymogów reprezentacji wskazanych w KRS, statucie czy przepisach prawa o charakterze ogólnym.