Dobrze przygotowana logistyka to podstawa konferencji. Podczas jej trwania wszystko musi działać dokładnie tak jak było zaplanowane i każde ewentualne odstępstwa powinny być przewidziane. Wszystko od Sali do wystroju, przez przerwy i przekąski, do noclegów czy rozrywek musi być przygotowane i zapewnione uczestnikom. Najgorszą rzeczą jaką mogą mieć konferencje jest nuda i nie do planowanie czegoś. Kiedy uczestnicy spotkania staliby w ciasnym pokoju i nie wiedzieliby co ze sobą zrobić a w czasie wykładów usypiali by na niewygodnych krzesełkach, na pewno nie chcieliby wziąć udziału w kolejnej takiej zorganizowanej przygodzie.

Każdy chce wspominać dobrze chwile które były w jego życiu, a dobrze zorganizowane konferencje na pewno zostawia w pamięci miłe wspomnienia i wiadomości potrzebne do efektywnej i rozwijającej się pracy. Kiedy logistyka zawodzi w małym stopniu nie ma problemu. Zawsze może się zdarzyć coś nieprzewidzianego, coś co może zaskoczyć najlepszych organizatorów. Jednak na grubsze niedociągnięcia nie można sobie pozwolić.